OuLook中任務與日程的差異

2024/03/20 分類:業內新聞 383

OutLook任務與日程的差異

很多人在使用OutLook及日程類似軟件的時候，分不清楚任務與日程的差異。個人認為也沒有太多差異。若一定要進行區分，參考了一下文檔，分享一下心得

從屬性上來說：任務的屬性比日程復雜。比如任務包含（任務責任人，任務執行人，任務相關人，任務考核項等）而日程屬性相對沒有這樣復雜

日程方面描述

日程

日程的開始時間和截止時間都已知：在傳統 GTD 流程中，只建議將開始時間和截止時間都是強制性的事項，才放入日程，例如一次度假計劃，會占用一周的時間。然而，我建議修正這個做法。除了對時間有強制性要求的事項之外，在一天之內，一個任務如果有具體的開始時間和結束時間，哪怕它們并非強制性的，而只是你主觀安排的時間，也應該有選擇性地放入日程；

準日程

開始時間已知，結束時間未知：一個事情開始時間已知，表明已經需要你投入一定的關注。而結束時間未知，則往往可能有兩種原因：一是因為持續的時間相對不確定，二是這件事情相對沒那么緊急，并沒有一個明確的截止時間。對于持續時間不確定的情況，比如一次討論型的會議，雖然我們不能明確地知道結束時間，但大概可以估算是一個小時或兩個小時，這時候同樣應該轉化為日程。而如果相對沒有那么緊急，你可以暫時留存在任務管理工具中的下一步行動中。

任務方面描述

任務

任務的開始時間未知，結束時間已知：一件有購買打印機的事情，意味著你只是沒想好什么事情開始做而已。比如寫論文就是一個典型，在知道答辯時間作為結束時點的前提下，開始時間總是一拖再拖，往往到了最后那一晚，才是最高產的。這類事項，根據緊急重要程度，可能在 GTD 的文件夾，甚至在一定程度上，由于后文會提到的「虛擬承諾」現象的存在，它們可能歸類到中更恰當。